A DGARQ na prossecução das suas atribuições deve assegurar a proteção e valorização do património arquivístico e fotográfico garantindo os direitos do Estado e dos cidadãos, bem como o acesso, reprodução e apoio à pesquisa aos fundos documentais que possui.
Neste sentido, a transferência de suportes – microfilmagem, digitalização, fotografia – têm um papel fundamental uma vez que é através destas aplicações tecnológicas que se conseguem as melhores medidas para neutralizar os potenciais fatores de degradação dos documentos, o manuseamento, e simultaneamente se garante a melhor forma de acesso e disponibilização ao património.
Microfilmagem
Fotografia
Digitalização
A transferência de suportes – microfilmagem, digitalização e fotografia – exigem por parte dos Arquivos ações previas de organização, descrição, catalogação, indexação e a preparação física da documentação para se realizar a captura, armazenamento, recuperação e disponibilização com a qualidade necessária e para se garantir o respeito pela integridade do documento e a recuperação da informação no novo suporte.
O sucesso das pesquisas está dependente da qualidade de todo este trabalho e nesse sentido a disponibilização em linha ainda vem tornar mais evidente a necessidade da total articulação das ações referidas.
A implementação destas tecnologias acarretam ás organizações investimentos para satisfazer necessidades em matéria de: recursos humanos – exigência de profissionais especializados, e recursos materiais – exigência de novos espaços de armazenamento, espaços de consulta, bem como de equipamentos, pelo que se exige a definição de politicas e estabelecimento de regulamentos que permitam identificar claramente os seus direitos e deveres, bem como dos clientes, para assim poderem garantir a boa gestão da preservação e acesso.
A DGARQ assume um Regulamento de Reprodução que procura implementar uma politica de transferência de suportes híbrida, mas com a tónica na digitalização e disponibilização, e que irá procurar responder aos pedidos dos seus clientes de forma adequada ás capacidades tecnológicas das diferentes unidades orgânicas, mas abrindo uma porta para a execução de serviços em outsourcing sob a sua orientação técnica, de forma a tornar mais eficiente e eficaz a sua resposta.