O que é a avaliação?
O processo de avaliação dos documentos do arquivo tem por objetivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação.
Quais as vantagens da avaliação?
Reduzir de forma segura o volume dos documentos, imperativo da boa gestão de arquivos, e salvaguardar o património arquivístico.
Como posso eliminar?
A eliminação de documentos para ser efetuada deve ser autorizada pela entidade coordenadora da política nacional de arquivos.
O destino final da documentação (eliminação ou conservação permanente) pode estar expresso em dois tipos de instrumentos:
- Portaria de gestão de documentos – dispositivo obrigatório, de acordo com o Decreto-Lei n.º 447/88, para a avaliação da documentação corrente da entidade.
- Relatório de avaliação – dispositivo destinado à documentação acumulada. Constitui um recurso para avaliações pontuais.
A elaboração do(s) instrumento(s) que melhor se adapta(m) às necessidades da entidade deve ser antecedida por um diagnóstico sumário ao sistema de arquivo, que, entre outros, identifique as suas principais características, o universo documental que se pretende avaliar, os recursos necessários para a concretização da tarefa e a metodologia de trabalho. Caso seja necessário, contacte a DGARQ para o auxiliar nesta fase.
Competência da DGARQ no âmbito da avaliação documental?
A DGARQ emite obrigatoriamente parecer vinculativo sobre o destino final da documentação em sede de Portaria de gestão de documentos e de Relatório de avaliação (Portaria n.º 372/2007, 30 de março).
Para obter informação específica sobre o processo de elaboração e aplicação dos instrumentos de avaliação consulte:
Orientações para a elaboração e aplicação de instrumentos de avaliação documental: portarias de gestão de documentos e relatórios de avaliação.
Formulários disponibilizados pela DGARQ no âmbito da avaliação, selecção e eliminação de documentos:
Portarias de gestão de documentos publicadas ao abrigo do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro
| Identificação do diploma |
Data |
Estado |
| Portaria n.º 1185/90 – Polícia Judiciária |
06-12-1990 |
Revogada |
| Portaria n.º 330/91 – Tribunais Judiciais |
11-04-1991 |
Revogada |
| Portaria n.º 722/91 – Serviço de Estrangeiros e Fronteiras |
24-07-1991 |
|
| Portaria n.º 835/91 – Direcção-Geral dos Cuidados de Saúde Primários e das Administrações Regionais de Saúde |
16-08-1991 |
|
| Portaria n.º 1125/91 – Maternidade do Dr. Alfredo da Costa |
30-10-1991 |
|
| Portaria n.º 102/94 – Hospital Distrital de Viana do Castelo |
10-02-1994 |
|
| Portaria n.º 217/94 – Serviços Municipalizados de Água e Saneamento da Câmara Municipal de Almada |
13-04-1994 |
|
| Portaria n.º 681/94 – Hospital de Egas Moniz |
22-07-1994 |
|
| Portaria n.º 707/95 – Secretaria-Geral do Ministério da Saúde |
04-07-1995 |
|
| Portaria n.º 1156/95 – Polícia Judiciária |
21-09-1995 |
Revogada |
| Portaria n.º 454/96 – Serviço Nacional de Bombeiros |
09-09-1996 |
|
| Portaria n.º 1185/97 – Instituto do Emprego e Formação Profissional |
20-11-1997 |
Revogada |
| Portaria n.º 360/98 – Direcção-Geral de Viação |
26-06-1998 |
|
| Portaria n.º 33/99 – Secretaria-Geral do Ministério da Educação |
20-01-1999 |
Revogada |
| Portaria nº 938/99 – Comissão de Aplicação de Coimas em Matéria Económica e da Comissão de Aplicação de Coimas em Matéria de Publicidade |
23-06-1999 |
|
| Portaria n.º 456/99 – Governos Civis |
04-09-1999 |
|
| Portaria n.º 1003/99 – Tribunais Judiciais |
10-11-1999 |
|
| Portaria n.º 247/2000 – Hospitais e Serviços de Saúde do Ministério da Saúde |
08-05-2000 |
|
| Portaria n.º 272/2000 – Exército |
22-05-2000 |
|
| Portaria n.º 1183/2000 – Departamento de Prospectiva e Planeamento do Ministério do Planeamento |
18-12-2000 |
|
| Portaria n.º 1185/2000 – Secretaria-Geral do Ministério da Cultura |
18-12-2000 |
|
| Portaria n.º 39/2001 – Direcção-Geral dos Serviços Prisionais |
18-01-2001 |
|
| Portaria n.º 242/2001 – Presidência da República |
22-03-2001 |
|
| Portaria n.º 412/2001 – Autarquias locais |
17-04-2001 |
Alterada |
| Portaria n.º 430/2001 – Direcção-Geral do Turismo |
26-04-2001 |
|
| Portaria n.º 686/2001 – Inspecção-Geral das Actividades Económicas |
05-07-2001 |
|
| Portaria n.º 952/2001 – Instituto Nacional de Administração |
07-08-2001 |
|
| Portaria n.º 1143/2001 – Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas |
27-09-2001 |
Revogada |
| Portaria n.º 525/2002 – Inspecção-Geral de Finanças |
03-05-2002 |
|
| Portaria n.º 653/2002 – Guarda Nacional Republicana |
03-05-2002 |
|
| Portaria n.º 1185/2002 – Direcção-Geral das Alfândegas e dos Impostos Especiais sobre o Consumo |
30-08-2002 |
|
| Portaria n.º 726/2003 – Instituto da Conservação da Natureza |
06-08-2003 |
|
| Portaria n.º 763/2003 – Secretaria-Geral do Ministério da Segurança Social e do Trabalho |
09-08-2003 |
Revogada |
| Portaria n.º 879/2003 – Secretaria-Geral do Ministério das Finanças |
21-08-2003 |
|
| Portaria n.º 1210/2003 – Instituto do Emprego e Formação Profissional |
15-10-2003 |
Revogada |
| Portaria n.º 131/2004 – Comissão Nacional da UNESCO |
09-02-2004 |
|
| Portaria n.º 235/2004 – Centro Nacional de Protecção Contra Riscos Profissionais |
03-03-2004 |
|
| Portaria n.º 321/2004 – Inspecção-Geral de Administração Interna |
19-03-2004 |
|
| Portaria n.º 509/2004 – Santa Casa da Misericórdia de Lisboa |
14-05-2004 |
|
| Despacho Conjunto n.º 340/2004 – Tribunal de Contas e serviços de apoio |
05-06-2004 |
|
| Portaria n.º 1264/2004 – Secretaria-Geral do ex-Ministério da Ciência e do Ensino Superior |
28-09-2004 |
|
| Portaria n.º 1271/2004 – Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa |
06-10-2004 |
|
| Portaria n.º 1469/2004 – Gabinete do Secretário de Estado dos Assuntos Europeus e da Direcção-Geral dos Assuntos Comunitários |
20-12-2004 |
|
| Portaria n.º 418/2005 – Secretaria-Geral do Ministério da Administração Interna |
18-02-2005 |
|
| Portaria n.º 226/2005 – Instituto Nacional da Farmácia e do Medicamento |
24-02-2005 |
Revogada |
| Portaria n.º 414/2005 – Secretaria-Geral da Presidência de Conselho de Ministros |
13-04-2005 |
|
| Portaria n.º 819/2005 – Caixa de Abono de Família dos Empregados Bancários |
13-09-2005 |
|
| Portaria n.º 1039/2005 – Inspecção-Geral das Actividades Culturais |
12-10-2005 |
|
| Portaria n.º 1175/2005 – Instituto do Cinema, Audiovisual e Multimédia |
21-11-2005 |
|
| Portaria n.º 1310/2005 – Estabelecimentos de Ensino Básico e Secundário |
21-12-2005 |
|
| Portaria n.º 1327/2005 – Direcção-Geral dos Cuidados de Saúde Primários e das Administrações Regionais de Saúde |
28-12-2005 |
|
| Portaria n.º 95/2006 – Centro Nacional de Pensões, dos Centros Distritais de Segurança Social e dos Serviços de Fiscalização do Instituto da Segurança Social, I.P. |
30-01-2006 |
Revogada |
| Portaria n.º 270/2006 – Instituto Nacional de Estatística |
22-03-2006 |
|
| Portaria n.º 523/2006 – Direcção-Geral das Autarquias Locais |
08-06-2006 |
|
| Portaria n.º 628/2006 – Instituto Portuário e dos Transportes Marítimos, I. P. |
23-06-2006 |
|
| Portaria n.º 684/2006 – Secretaria-Geral do Ministério da Educação |
04-07-2006 |
|
| Portaria n.º 1300/2006 – Secretaria-Geral do Ministério da Economia e Inovação |
03-08-2006 |
|
| Portaria n.º 1389/2006 – Secretaria-Geral do Ministério da Justiça |
12-12-2006 |
|
| Portaria n.º 1392/2006 – Direcção-Geral da Administração da Justiça |
13-12-2006 |
|
| Portaria n.º 30/2007 – Transportes Aéreos Portugueses, S. A. |
05-01-2007 |
|
| Portaria n.º 52/2007 – Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas |
09-01-2007 |
|
| Portaria n.º 401-A/2007 – Direcção-Geral do Orçamento |
05-04-2007 |
|
| Portaria n.º 12/2008 – Instituto Politécnico do Porto e suas escolas superiores |
03-01-2008 |
|
| Portaria n.º 32/2008 – Direcção-Geral de Reinserção Social |
11-01-2008 |
|
| Portaria n.º 46/2008 – Faculdade de Ciências Médicas da Universidade Nova de Lisboa |
15-01-2008 |
|
| Portaria n.º 96/2008 – Polícia Judiciária |
29-01-2008 |
|
| Portaria n.º 418/2008 – Direcção-Geral do Ordenamento do Território e Desenvolvimento Urbano |
11-06-2008 |
|
| Portaria n.º 747/2008 – Direcção-Geral do Livro e das Bibliotecas |
21-08-2008 |
|
| Portaria n.º 1220/2008 – Polícia de Segurança Pública |
24-10-2008 |
|
| Portaria n.º 1326/2008 – Gabinete de Planeamento, Estratégia e Relações Internacionais do Ministério das Obras Públicas, Transportes e Comunicações |
18-11-2008 |
|
| Portaria n.º 331/2009 – Autoridade Nacional do Medicamento e Produtos de Saúde, I. P. |
30-03-2009 |
|
| Portaria n.º 536/2009 – Direcções Regionais de Educação |
18-05-2009 |
|
| Portaria n.º 700/2009 – Direcção-Geral de Informática e Apoio aos Serviços Tributários e Aduaneiros |
03-07-2009 |
|
| Portaria n.º 740/2009 – Direcção-Geral das Actividades Económicas |
10-07-2009 |
|
| Portaria n.º 999/2009 – Autoridade de Segurança Alimentar e Económica |
08-09-2009 |
|
| Portaria n.º 1253/2009 – Autarquias Locais |
14-10-2009 |
|
| Portaria n.º 1370/2009 – Instituto do Emprego e Formação Profissional, I.P. |
27-10-2009 |
|
| Portaria n.º 1383/2009 – Instituto da Segurança Social, I.P. |
04-11-2009 |
|
| Portaria n.º 77/2010 – Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social, I.P. |
05-02-2010 |
|
| Portaria n.º 107/2010 – Secretaria-Geral do Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social |
22-02-2010 |
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| Portaria n.º 231/2010 – Reitoria da Universidade Nova de Lisboa |
27-04-2010 |
|
| Portaria n.º 755/2010 – Marinha |
25-10-2010 |
|
| Portaria n.º 1141/2010 – Secretaria-Geral do Ministério da Justiça |
03-11-2010 |
|
| Portaria n.º 1197/2010 – Inspecção-Geral dos Serviços de Justiça |
26-10-2010 |
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| Portaria n.º 116/2011 – Direcção-Geral do Tesouro e Finanças |
25-03-2011 |
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| Portaria n.º 194/2011 – Fundação para a Ciência e a Tecnologia, I.P. |
16-05-2011 |
|
| Portaria n.º 167/2012 – Instituto dos Vinhos do Douro e do Porto, I.P. |
24-05-2012 |
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Última Actualização: 13 de Agosto de 2012