O Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas (FNAA)
O Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas (FNAA) tem como principal objectivo disponibilizar, de forma normalizada e autonomizada, descrições das pessoas colectivas, das pessoas singulares ou das famílias enquanto produtoras, coleccionadoras, autoras, detentoras, ou com qualquer outro tipo de relação com a documentação de arquivo.
Contemplando aspectos como a história destas entidades, as funções que exerceram e exercem e de cujo exercício decorre toda a sua produção documental, ou ainda a descrição das interacções que entre elas se estabelecem, os registos de autoridade arquivística permitirão, uma vez ligados aos registos de descrição da documentação com a qual se relacionam, compreender, por exemplo, o respectivo contexto de produção. Consequentemente, facilitarão a recuperação da informação nela contida, permitirão reunir, intelectualmente, toda a documentação de um mesmo produtor dispersa por diferentes entidades detentoras, ou ainda recuperar toda a documentação decorrente do exercício de uma determinada função ou actividade, num determinado período cronológico, independentemente de ter sido desempenhada, sucessivamente, por diferentes entidades.
Este aspecto poderá assumir particular utilidade no contexto das sucessivas reestruturações no âmbito da Administração Pública, cujos organismos serão contemplados no FNAA, independentemente do facto de se encontrarem extintos ou activos, e de que o PRACE constitui o último exemplo.
Como um instrumento de referência para a Administração Pública, o FNAA permitirá não apenas a recuperação da informação contida na documentação de conservação definitiva, a que se encontra nos “arquivos históricos”, mas também da que se encontra ainda nas administrações que a produziram e que dela necessitam para o seu regular funcionamento, mas que, em simultâneo, e respeitando a legislação em vigor, deve estar igualmente acessível ao cidadão, de acordo com exigências de responsabilização, transparência, simplificação e modernização das Administrações, e como garantia do exercício de uma cidadania informada.
Espera-se, em última análise, que o FNAA possa contribuir para a estruturação de uma Rede Portuguesa de Arquivos; para facilitar uma abordagem integrada dos arquivos, por contraposição à tradicional compartimentação em “arquivo corrente”, “arquivo intermédio”, “arquivo definitivo”; que contribua para integrar os novos suportes documentais e enquadrar as novas necessidades e desafios que se colocam à arquivística; para qualificar sistemas de arquivo, implementando boas práticas e promovendo a rentabilização do trabalho produzido através da partilha da informação. Neste sentido a DGARQ desenvolveu um documento técnico contendo as regras de funcionamento do FNAA assim como os requisitos funcionais que devem presidir ao seu desenvolvimento.
Por tudo isto a DGARQ, à luz da sua missão, assume a implementação, alimentação, controlo e manutenção do FNAA, que se prevê que entre em funcionamento em 2011.
O FNAA resultará, no entanto, do trabalho e do esforço conjuntos desenvolvido pela DGARQ e por todas as entidades que pretendam aceitar o desafio de aderir à Rede Portuguesa de Arquivos e que, na sua qualidade de entidades produtoras, serão das primeiras a ver-se espelhada no FNAA.