A Direcção-Geral de Arquivos (DGARQ), de acordo com o disposto na alínea b) do n.º 3 do art.º 2º do Decreto-Lei n.º 93/2007, de 29 de Março, tem como missão e atribuição “superintender técnica e normativamente e realizar acções de auditoria em todos os arquivos do Estado, autarquias locais e empresas públicas, bem como em todos os conjuntos documentais que, nos termos da lei, venham a integrar o património arquivístico e fotográfico protegido”.
A sua execução está atribuída à Direcção de Serviços de Arquivística, e Apoio Técnico (DSAAT), a quem, segundo a Portaria n.º 372/2007, de 30 de Janeiro, compete “colaborar com as entidades competentes na realização de auditorias e fiscalização sobre os arquivos”.
No contexto destas novas atribuições, a Direcção da DGARQ definiu a implementação da função de auditoria externa como um objectivo operacional para 2008, inscrito no Quadro de avaliação e responsabilidades (QUAR).
Para responder a este desafio, a DSAAT estabeleceu um Programa de auditorias para o ano em curso, bem como um documento de Metodologia para orientar a sua concretização, seguindo a Norma portuguesa NP EN ISO 19011:2003, superiormente aprovados.
O Programa de auditorias de 2008 centra-se na realização de 10 processos de auditoria a sistemas de arquivo de câmaras municipais apoiados pelo PARAM - Programa de Apoio à Rede de Arquivos Municipais, criteriosamente seleccionados na sequência do Relatório de avaliação do PARAM, recentemente publicado na web.
Em consonância com os critérios estabelecidos, as auditorias em curso têm como principal objectivo verificar os seguintes requisitos dos sistemas de arquivo das câmaras seleccionadas:
- O grau de cumprimento da legislação e regulamentação arquivística em vigor;
- O grau de cumprimento do Acordo estabelecido entre a câmara e o ex-Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (IAN/TT), no âmbito do PARAM;
- A existência de políticas de gestão integrada de arquivos e de boas práticas na sua implementação, de acordo com normas e orientações nacionais e internacionais, com prioridade para as que puderem afectar a adesão à Rede Portuguesa de Arquivos.
Os processos de auditoria em curso abrangem os sistemas de arquivo das seguintes Câmaras Municipais: Albergaria-a-Velha, Amarante, Constância, Elvas, Marinha Grande, Matosinhos, Mealhada, Ponte de Lima, Póvoa de Varzim e Sintra.
Todos os chefes das equipas de auditores da DGARQ são arquivistas e têm formação completa em auditorias com base nas Normas ISO 9000, 9001, 19011 e/ou na Norma ISO 27001 e COBIT.
Mais informações sobre o Programa e Metodologia podem ser solicitadas a dsaat@dgarq.gov.pt